Questionnaires fournisseurs sans repartir de zéro

Chaque client envoie son propre questionnaire : une autoévaluation fournisseur pour un distributeur, une enquête de développement durable pour un autre, une demande de déclaration de contact alimentaire pour un troisième. Ils ont l’air différents, mais l’essentiel de ce qu’ils demandent est identique : qui vous êtes, quels certificats vous détenez et jusqu’à quand, de quoi sont faits vos produits, ce que disent vos rapports d’essai.

Pourquoi cela prend autant de temps

Les réponses existent, mais elles sont dispersées entre certificats, fiches techniques, anciens questionnaires et mémoire des collègues. Chaque nouveau formulaire oblige à les retrouver, à vérifier qu’elles sont toujours d’actualité et à les recopier dans une nouvelle mise en page, souvent dans une autre langue.

Gardez des données, pas des réponses

Le raccourci consiste à garder les données plutôt que les réponses. « Certificat ISO 9001 détenu, valable jusqu’au 31 mai 2027 » est une donnée ; « Oui » dans la cellule C8 du tableur d’un client est une réponse qui en découle. Les données se réutilisent quels que soient la formulation, la mise en page ou la langue ; les réponses, non.

Pour chaque donnée, gardez trois choses :

1. La valeur, pour l’entreprise, un produit ou un site.
2. La source : le document et la page dont elle provient.
3. La validité : sa date d’expiration, pour pouvoir la renouveler avant qu’un client ne s’en aperçoive.

Répondez à partir des données

Une fois les données réunies au même endroit, un nouveau questionnaire devient un exercice de correspondance : quelle donnée répond à quelle question. Les questions qui ont une donnée correspondante sont remplies tout de suite. Celles qui n’en ont pas représentent le vrai travail et, une fois traitées, deviennent des données pour la prochaine fois.

Gardez une personne dans la boucle

Vos clients se fient à ce que vous leur envoyez. Faites relire par quelqu’un les réponses qui ne correspondent pas directement à une donnée, et notez qui a approuvé chaque questionnaire et quand. C’est aussi ce que vous voudrez savoir quand un client vous interrogera sur une réponse un an plus tard.

Par où commencer

Rassemblez les dix documents que vos clients demandent le plus souvent : vos certificats, vos principales fiches techniques et vos derniers rapports d’essai. Transformez-les une fois en données, et votre prochain questionnaire sera déjà à moitié fait.