Ερωτηματολόγια προμηθευτών, χωρίς να ξεκινάτε ξανά
Οι περισσότερες ερωτήσεις επαναλαμβάνονται. Κρατήστε μία φορά τα στοιχεία που τις απαντούν, με τις πηγές τους, και κάθε νέα φόρμα θα γίνεται πιο γρήγορα.
Κάθε πελάτης στέλνει το δικό του ερωτηματολόγιο: μια αυτοαξιολόγηση προμηθευτή από μια αλυσίδα λιανικής, μια έρευνα βιωσιμότητας από μια άλλη, ένα αίτημα για δήλωση επαφής με τρόφιμα από μια τρίτη. Φαίνονται διαφορετικά, αλλά τα περισσότερα από όσα ρωτούν είναι ίδια: ποιοι είστε, ποια πιστοποιητικά έχετε και μέχρι πότε ισχύουν, από τι είναι φτιαγμένα τα προϊόντα σας, τι λένε οι εκθέσεις δοκιμών σας.
Γιατί παίρνει τόσο χρόνο
Οι απαντήσεις υπάρχουν, σκορπισμένες σε πιστοποιητικά, προδιαγραφές, παλιά ερωτηματολόγια και στη μνήμη των συναδέλφων. Κάθε νέα φόρμα σημαίνει να τις βρείτε ξανά, να ελέγξετε ότι ισχύουν ακόμη και να τις αντιγράψετε σε μια νέα διάταξη, συχνά σε άλλη γλώσσα.
Κρατήστε στοιχεία, όχι απαντήσεις
Η συντόμευση είναι να κρατάτε τα στοιχεία αντί για τις απαντήσεις. Το «ISO 9001 σε ισχύ, πιστοποιητικό έως 31 Μαΐου 2027» είναι στοιχείο· το «Ναι» στο κελί C8 του υπολογιστικού φύλλου ενός πελάτη είναι μια απάντηση που προκύπτει από αυτό. Τα στοιχεία αξιοποιούνται ξανά για κάθε διατύπωση, διάταξη ή γλώσσα· οι απαντήσεις όχι.
Για κάθε στοιχείο, κρατήστε τρία πράγματα:
- Την τιμή, για την εταιρεία, για ένα προϊόν ή για μια εγκατάσταση.
- Την πηγή: το έγγραφο και τη σελίδα από όπου προέρχεται.
- Την ισχύ: πότε λήγει, ώστε να το ανανεώσετε πριν το προσέξει κάποιος πελάτης.
Απαντήστε από τα στοιχεία
Με τα στοιχεία σε ένα σημείο, ένα νέο ερωτηματολόγιο γίνεται άσκηση αντιστοίχισης: ποιο στοιχείο απαντά σε ποια ερώτηση. Οι ερωτήσεις για τις οποίες υπάρχει αντίστοιχο στοιχείο συμπληρώνονται αμέσως. Όσες δεν έχουν είναι η πραγματική δουλειά, και μόλις απαντηθούν, γίνονται στοιχεία για την επόμενη φορά.
Ένας άνθρωπος πάντα στη διαδικασία
Οι πελάτες βασίζονται σε όσα τους στέλνετε. Αναθέστε σε κάποιον να ελέγχει τις απαντήσεις που δεν προκύπτουν άμεσα από ένα στοιχείο, και καταγράφετε ποιος ενέκρινε κάθε ερωτηματολόγιο και πότε. Αυτό θα θέλετε να το ξέρετε και όταν, έναν χρόνο αργότερα, κάποιος πελάτης ρωτήσει για μια απάντηση.
Από πού να ξεκινήσετε
Συγκεντρώστε τα δέκα έγγραφα για τα οποία ρωτούν πιο συχνά οι πελάτες: τα πιστοποιητικά σας, τις κύριες προδιαγραφές και τις πιο πρόσφατες εκθέσεις δοκιμών. Μετατρέψτε τα σε στοιχεία μία φορά, και το επόμενο ερωτηματολόγιο θα είναι ήδη μισοτελειωμένο.