Questionari fornitori senza ricominciare da capo
Gran parte delle domande nei questionari fornitori si ripete. Tieni una volta i dati che ci sono dietro, con le fonti, e ogni nuovo modulo sarà più rapido.
Ogni cliente invia il proprio questionario: un’autovalutazione fornitori da una catena della distribuzione, un questionario sulla sostenibilità da un’altra, una richiesta di dichiarazione per il contatto con alimenti da una terza. Hanno un aspetto diverso, ma gran parte di ciò che chiedono è uguale: chi sei, quali certificati possiedi e fino a quando, di cosa sono fatti i tuoi prodotti, cosa dicono i tuoi rapporti di prova.
Perché ci vuole così tanto
Le risposte esistono, sparse tra certificati, specifiche, vecchi questionari e la memoria dei colleghi. Ogni nuovo modulo significa ritrovarle, controllare che siano ancora valide e copiarle in un nuovo formato, spesso in un’altra lingua.
Tieni i dati, non le risposte
La scorciatoia è conservare i dati invece delle risposte. «ISO 9001 presente, certificato valido fino al 31 maggio 2027» è un dato; «Sì» nella cella C8 del foglio di calcolo di un cliente è una risposta che ne deriva. I dati si possono riutilizzare per qualsiasi formulazione, formato o lingua; le risposte no.
Per ogni dato, conserva tre cose:
- Il valore, per l’azienda, un prodotto o una sede.
- La fonte: il documento e la pagina da cui proviene.
- La validità: quando scade, così puoi rinnovarlo prima che se ne accorga un cliente.
Rispondi partendo dai dati
Con i dati in un unico posto, un nuovo questionario diventa un esercizio di abbinamento: quale dato risponde a quale domanda. Le domande con un dato corrispondente si compilano subito. Quelle senza sono il vero lavoro e, una volta che hai risposto, diventano dati per la prossima volta.
Tieni una persona nel processo
I clienti fanno affidamento su ciò che invii. Fai controllare a qualcuno le risposte che non corrispondono direttamente a un dato e registra chi ha approvato ogni questionario e quando. È anche ciò che vorrai sapere quando, un anno dopo, un cliente ti chiederà spiegazioni su una risposta.
Da dove iniziare
Raccogli i dieci documenti che i clienti chiedono più spesso: i tuoi certificati, le specifiche principali e gli ultimi rapporti di prova. Trasformali in dati una volta, e il prossimo questionario sarà già a metà.