Lieferantenfragebögen schneller beantworten
Die meisten Fragen in Lieferantenfragebögen wiederholen sich. Pflegen Sie die Angaben dahinter einmal, mit Quellen, und jedes neue Formular geht schneller.
Jeder Kunde schickt seinen eigenen Fragebogen: eine Lieferantenselbstauskunft vom einen Händler, eine Nachhaltigkeitsumfrage vom nächsten, eine Anfrage nach einer Erklärung zum Lebensmittelkontakt von einem dritten. Sie sehen unterschiedlich aus, aber das meiste, was sie fragen, ist gleich: wer Sie sind, welche Zertifikate Sie haben und bis wann, woraus Ihre Produkte bestehen, was in Ihren Prüfberichten steht.
Warum es so lange dauert
Die Antworten gibt es längst, verstreut über Zertifikate, Spezifikationen, alte Fragebögen und das Gedächtnis von Kolleginnen und Kollegen. Jedes neue Formular bedeutet, sie wieder zusammenzusuchen, zu prüfen, ob sie noch aktuell sind, und sie in ein neues Layout zu übertragen, oft in einer anderen Sprache.
Angaben pflegen, nicht Antworten
Die Abkürzung: Pflegen Sie die Angaben statt der Antworten. „ISO 9001 vorhanden, Zertifikat gültig bis 31. Mai 2027“ ist eine Angabe; „Ja“ in Zelle C8 der Tabelle eines Kunden ist eine daraus abgeleitete Antwort. Angaben lassen sich für jede Formulierung, jedes Layout und jede Sprache wiederverwenden; Antworten nicht.
Halten Sie zu jeder Angabe drei Dinge fest:
- Den Wert, für das Unternehmen, ein Produkt oder einen Standort.
- Die Quelle: das Dokument und die Seite, aus der er stammt.
- Die Gültigkeit: wann er abläuft, damit Sie ihn erneuern können, bevor es einem Kunden auffällt.
Aus den Angaben antworten
Liegen die Angaben an einem Ort, wird ein neuer Fragebogen zur Zuordnungsaufgabe: Welche Angabe beantwortet welche Frage? Fragen mit passender Angabe sind sofort ausgefüllt. Fragen ohne passende Angabe sind die eigentliche Arbeit, und sobald sie beantwortet sind, werden sie zu Angaben für das nächste Mal.
Einen Menschen einbinden
Ihre Kunden verlassen sich auf das, was Sie schicken. Lassen Sie jemanden die Antworten prüfen, die keine direkte Entsprechung haben, und halten Sie fest, wer jeden Fragebogen wann freigegeben hat. Genau das wollen Sie auch wissen, wenn ein Kunde ein Jahr später nach einer Antwort fragt.
Wo Sie anfangen
Sammeln Sie die zehn Dokumente, nach denen Kunden am häufigsten fragen: Ihre Zertifikate, die wichtigsten Spezifikationen und die neuesten Prüfberichte. Machen Sie einmal Angaben daraus, und der nächste Fragebogen ist schon halb erledigt.