Lieferantenselbstauskunft: Inhalt und Ausfüllen

Eine Lieferantenselbstauskunft ist das Formular, das ein Kunde schickt, bevor er bei Ihnen einkauft, und danach alle ein bis zwei Jahre wieder. International heißt sie Supplier Self-Assessment Questionnaire (SAQ); in der Automobilindustrie folgt sie oft dem Prozessaudit nach VDA 6.3. Wie auch immer sie heißt, sie prüft immer dasselbe: wer Sie sind, wie Sie arbeiten und was Sie belegen können.

Was Kunden fragen

Die meisten Selbstauskünfte folgen denselben Abschnitten, nur bei jedem Kunden in anderer Reihenfolge und Formulierung:

• Unternehmensdaten: Firmenname, Adressen, USt-IdNr. und Registernummern, Eigentümer, Ansprechpartner, Standorte, Mitarbeitende und Umsatz.
• Zertifizierungen: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, IFS, BRCGS, FSSC 22000 und weitere, mit Zertifikatsnummern und Ablaufdaten.
• Qualität: Qualitätsmanagement, Reklamationsbearbeitung, Rückverfolgbarkeit, Änderungsmanagement und Unterauftragnehmer.
• Umwelt, Arbeitsbedingungen und Ethik: Richtlinien, Energie und Emissionen, Menschenrechte, Korruptionsbekämpfung und ein Verhaltenskodex.
• Datenschutz und Versicherung: ein Ansprechpartner für den Datenschutz und eine Produkthaftpflichtversicherung.
• Produktfragen: Spezifikationen, Materialien und regulatorischer Status je Produkt.

Die Angaben und Dokumente hinter den Antworten

Fast jede Antwort stammt aus wenigen Quellen: Ihren Registerunterlagen, Ihren Zertifikaten, Ihren Richtlinien und einigen Produktdokumenten. Die Arbeit besteht nicht darin, die Antworten zu kennen. Sie besteht darin, sie wiederzufinden, in eine neue Vorlage abzutippen und sicherzustellen, dass das genannte Zertifikat seit dem letzten Mal nicht abgelaufen ist.

So füllen Sie die nächste schneller aus

1. Jede Angabe einmal pflegen, mit ihrer Quelle. Unternehmensdaten, Zertifikatsnummern und Ablaufdaten, Namen von Richtlinien: Halten Sie sie dort, wo sie aktuell gehalten werden, nicht im Fragebogen vom letzten Jahr.
2. In der Datei des Kunden antworten. Kunden erwarten ihre eigene Vorlage zurück, in ihrer Sprache. Beim Kopieren zwischen Dateien schleichen sich Fehler ein.
3. Kennzeichnen, was Sie nicht wissen. Braucht eine Frage eine Angabe, die Sie noch nicht erfasst haben, lassen Sie sie leer und markieren Sie sie. Ergänzen Sie dann die Angabe, damit die Frage beim nächsten Mal beantwortet ist.
4. Von einer namentlich benannten Person freigeben lassen. Jemand in Ihrem Unternehmen gibt die Selbstauskunft frei, bevor sie hinausgeht, mit Name und Datum.

So füllt Kelpfox sie aus

Laden Sie die Selbstauskunft so hoch, wie Ihr Kunde sie geschickt hat: Excel, Word, PDF oder ein Portal-Export. Kelpfox entwirft jede Antwort aus Ihren gespeicherten Angaben, mit der Quelle jeder Antwort, in der Datei und Sprache des Kunden. Fragen, die Ihre Angaben nicht abdecken, bleiben leer und sind als „nicht in Ihren Angaben gefunden“ markiert. Antworten, die einen genaueren Blick brauchen, sind zur Prüfung markiert, und nichts geht hinaus, bevor jemand es freigibt. Freigegebene Antworten werden gespeichert, sodass der Fragebogen des nächsten Kunden schon weitgehend ausgefüllt ist.

Aktualisiert am 18. Oktober 2026 · Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung: Prüfen Sie die geltenden Vorschriften und die Anforderungen Ihres Kunden.